POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Dernière mise à jour : 20/10/2026

1. Objet de la Politique

La présente Politique de Confidentialité informe les utilisateurs de la Plateforme Verifestate sur les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par Verifestate. Elle s'applique aux Locataires, Propriétaires, Checkeurs et visiteurs.

2. Responsable de traitement

Le responsable du traitement est :

• Nom : Fabrice Couderc
• Structure : Verifestate — Entreprise individuelle
• SIRET : 422 169 235
• Siège social : Montpellier, France
• Contact : contact@verifestate.com

3. Données collectées

• 3.1 Identification : Nom, prénom, date de naissance, email, téléphone.
• 3.2 Justificatifs : Pièces d'identité, justificatifs de domicile, revenus (locataires), immatriculation professionnelle (checkeurs).
• 3.3 Paiement : IBAN (pour le Wallet), historique des transactions. Les coordonnées bancaires (IBAN) sont chiffrées avec l'algorithme AES-256-CBC avant stockage en base de données. Aucun IBAN n'est stocké en clair. Les numéros de carte bancaire sont gérés exclusivement par Stripe et ne transitent jamais par nos serveurs.
• 3.4 Missions : Photos et vidéos des biens, rapports d'audit, captations Eye.Live.
• 3.5 Scoring et décision automatisée : Trust Score (réputation locative 0-1000) et historique des Rewards / VerifCoins.
  Conformément à l'article 22 du RGPD :
  • Votre Trust Score résulte d'une décision automatisée basée sur des événements vérifiés (paiements de loyer, justificatifs déposés, vidéos Eye-Live).
  • Vous avez le droit d'obtenir une intervention humaine.
  • Vous avez le droit d'exprimer votre point de vue.
  • Vous avez le droit de contester toute décision.
  • Vous avez le droit de connaître la logique sous-jacente du calcul.
  Pour exercer ces droits :
  • Page dédiée : /trust_score_explained.php
  • Email : rgpd@verifestate.com
  • Délai de réponse : 30 jours maximum.
• 3.6 Technique : Adresse IP, logs de connexion, cookies, user-agent.

4. Finalités et bases légales

5. Destinataires des données

Les données sont destinées aux services internes de Verifestate, aux sous-traitants techniques, et aux tiers nécessaires à la mise en relation (ex : dossier locataire transmis au propriétaire). Verifestate ne vend aucune donnée à des tiers.

5.1 Sous-traitants techniques

5.2 La fiche d'urgence du logement

QR extérieur (plaque, QR collé dehors) : les informations que l'occupant choisit d'y afficher sont lisibles par toute personne qui scanne ce QR, et pas uniquement par les secours ; elles peuvent être consultées et copiées. Rien n'y apparaît sans le choix de l'occupant, champ par champ (présence, nombre, type général et nom des animaux, précautions particulières, risques pour les secours, emplacement de la fiche intérieure, nombre d'occupants). N'y figurent jamais : race ou espèce précise, nom d'une personne, adresse, horaires d'absence, cachette, consignes de manipulation, emplacements et photos des coupures, mobilité réduite, contacts d'urgence. En colocation, le QR extérieur ne dit jamais quel colocataire a déclaré une information.

Fiche de secours intérieure : lisible par toute personne entrée dans le logement qui scanne le QR collé à l'intérieur ; elle montre le détail que l'occupant a choisi d'y faire figurer. Le bouton « Prévenir l'occupant » transmet à l'occupant le motif choisi et, s'ils ont été laissés, un message et le numéro de la personne qui prévient ; sans réponse dans les 10 minutes, un SMS part aux contacts d'urgence que l'occupant a déclarés d'accord. La personne qui prévient ne voit jamais le numéro de l'occupant.

Ces informations sont déclarées par l'occupant et ne sont pas vérifiées par VerifEstate. Elles ne sont pas transmises automatiquement aux services de secours.

Les transferts de données vers les sous-traitants situés hors de l'Union Européenne sont encadrés par des clauses contractuelles types de la Commission Européenne, destinées à assurer un niveau de protection adéquat.

6. Durée de conservation et suppression automatique

• Documents du bail (état des lieux, quittances, traces, justificatifs) : conservés pendant la durée du bail et trois années après sa fin, délai de prescription des actions relatives au contrat de location. Au terme de ce délai, ces documents peuvent être supprimés à la demande de l'Utilisateur, adressée à contact@verifestate.com. Aucune suppression automatique n'est mise en œuvre à ce jour.
• Nomad-Pass, Trust Score et traces d'ancrage horodatées : conservés sans limitation de durée. Ils constituent l'historique que l'utilisateur conserve d'un logement à l'autre. Seule exception : les traces d'horodatage des documents privés d'un compte supprimé, effacées avec ces documents (ci-dessous).
• Dossier Locataire : Pièces justificatives conservées 90 jours maximum après téléchargement ou fin de recherche active. Suppression automatique et définitive passé ce délai.
• Pièce d'identité et selfie de vérification (KYC) : la pièce d'identité (recto, verso), le selfie de vérification et sa copie de comparaison sont supprimés 30 jours après la décision de notre équipe (validation ou refus), et au plus tard 90 jours après leur dépôt si aucune décision n'a été prise. Seul le résultat de la vérification (identité vérifiée ou non, et sa date) est conservé tant que le compte existe.
• Selfie de référence de la photo de profil : supprimé 90 jours après la décision sur la photo.
• Photo de profil vérifiée : conservée tant qu'elle est la photo du compte ; supprimée en cas de refus, de remplacement, de retrait par le membre ou de suppression du compte.
• Factures d'abonnement Verifestate : 10 ans (obligation légale comptable — art. L123-22 du Code de commerce). Cette obligation porte sur les pièces comptables de Verifestate ; elle ne s'applique pas aux quittances de loyer ni aux autres documents du bail, dont Verifestate est l'hébergeur et non le comptable.
• Documents privés après la suppression du compte (coffre personnel, inventaire Home Protect, documents d'un logement que l'Utilisateur ne partageait avec personne) : téléchargeables pendant 30 jours, sans compte, par un lien personnel envoyé par e-mail au moment de la suppression (20 téléchargements au plus, rappel 7 jours avant l'effacement), puis effacés définitivement (fichiers et traces d'horodatage). Le journal des téléchargements de ce lien (date, type d'appareil ; ni adresse IP ni identité) est supprimé un an après l'effacement.
• Documents d'un logement ou d'un bail partagé, après la suppression du compte : ce qui concerne un logement ou un bail partagé avec une autre partie (coffre-fort du logement, DPE, diagnostics, travaux, passeport du bien, états des lieux, justificatifs de paiement) reste accessible à cette autre partie, selon la règle des documents du bail ; le nom de l'Utilisateur y est remplacé par la mention « ancien propriétaire » ou « ancien locataire ». Les documents horodatés (états des lieux, quittances, bail) ne sont jamais modifiés.
• Espace « Mon chantier » (Pack Travaux), après la suppression du compte : téléchargeable pendant 6 mois, sans compte, par un lien personnel envoyé par e-mail (20 téléchargements au plus, rappels 30 jours puis 7 jours avant l'effacement), puis effacé définitivement. Le journal des téléchargements de ce lien (date, type d'appareil) est supprimé un an après l'effacement.
• Compte Utilisateur : Conservé jusqu'à la suppression du compte par l'Utilisateur. Les comptes inactifs ne font pas l'objet d'une suppression automatique ; l'Utilisateur peut demander l'effacement de son compte à tout moment.
• Logs de connexion : 12 mois (LCEN).
• Journaux d'accès aux documents : adresse IP et données techniques anonymisées après 90 jours, journal supprimé après 3 ans.
• Fiche d'urgence du logement : les personnes à prévenir, les animaux, les emplacements de coupure et les risques pour les secours (bouteilles d'oxygène ou de gaz comprimé, bouteilles de gaz, batteries lithium, cuve de fioul ou produits chimiques, cheminée ou poêle à bois, sans aucun motif ni donnée de santé) sont conservés tant que l'occupant habite le logement, et effacés à son départ ou quand il vide sa fiche. Chaque choix d'affichage sur le QR extérieur est enregistré avec sa date, sa version et le texte accepté, et son retrait de même ; il s'efface avec la fiche. La fiche doit être reconfirmée tous les 6 mois : sans reconfirmation, ce que l'occupant a déclaré n'est plus affiché (QR extérieur et fiche intérieure), et la page indique « Fiche non confirmée depuis le … ». Un e-mail de rappel est envoyé avant cette échéance.
• Alertes « Prévenir l'occupant » : le message et le numéro de rappel laissés par la personne qui prévient sont effacés au bout de 30 jours ; l'alerte elle-même (date, motif, statut, canaux d'envoi, sans numéro ni adresse) est supprimée au bout de 12 mois. L'adresse IP de la personne qui prévient n'est pas conservée : seule une empreinte chiffrée sert à limiter les envois répétés. Le numéro de mobile que l'occupant indique pour recevoir les alertes est effacé avec sa fiche.
• Ouvertures de la fiche de secours intérieure : date, empreinte chiffrée de l'adresse IP et type d'appareil (par exemple « Téléphone Android »), jamais la chaîne complète du navigateur ; supprimées au bout de 12 mois.
• Plaques QR gravées : une plaque est rattachée au compte de son porteur (ou à un logement qu'il possède). Quand elle est scannée, nous gardons la date, la ville et le pays approximatifs (calculés sur notre serveur, comme pour le QR du logement), jamais l'adresse IP ; ces scans sont visibles du porteur et supprimés au bout de 12 mois. Les essais de code d'activation sont notés avec une empreinte chiffrée de l'adresse IP (protection contre les essais en série) et supprimés au bout d'un jour. Le code d'activation n'est conservé que sous forme d'empreinte. Le bilan remis au point de distribution d'un lot de plaques ne contient que des nombres. À la suppression du compte, ses plaques sont désactivées et leurs scans effacés.
• Scans du QR code d'un logement : quand une personne scanne le QR code d'un logement (secouristes compris), nous enregistrons la date, le type de visiteur, et la ville et le pays approximatifs. Cette ville est calculée sur notre serveur, à partir de l'adresse IP, avec une base de géolocalisation installée chez nous (DB-IP Lite, licence Creative Commons Attribution 4.0) : l'adresse IP n'est transmise à aucun service extérieur et elle n'est pas conservée. Seule une empreinte chiffrée, qui ne permet pas de retrouver l'adresse, sert à repérer des consultations répétées (protection contre les abus). Le navigateur n'est noté que par son type d'appareil. Le propriétaire du logement voit la ville et la date des scans, jamais l'adresse IP. Ces scans sont supprimés au bout de 12 mois. Les pages du QR ne sont pas indexées par les moteurs de recherche. Base de géolocalisation : IP Geolocation by DB-IP (licence CC BY 4.0).
• Journal des accès des opérateurs : chaque ouverture, téléchargement, validation, refus ou modification d'un dossier sensible (pièce d'identité, selfie, photo de profil, avis d'imposition ou de taxe foncière, titre de propriété, Kbis, pièces de dossier ou de contestation) par un administrateur ou un vérificateur de Verifestate est enregistré : identifiant de l'opérateur, identifiant du dossier et du membre concerné, action, date et heure, adresse IP de l'opérateur tronquée. Le contenu des documents n'y figure jamais. Ce journal est conservé 12 mois, puis supprimé automatiquement ; seul le responsable de Verifestate peut le consulter.
• Code d'honneur : il est signé au premier dépôt de document (verifestate.com, Pinky, Eye-Live, Travaux) et, pour un checkeur, avant sa première mission. Nous enregistrons la date et l'heure de la signature, la version et le texte signés, l'adresse IP et le navigateur (registre des consentements, avec les autres acceptations du compte), et un rappel de la signature sur le compte. Cet enregistrement n'est pas effacé à la suppression du compte : il permet de montrer quel texte a été accepté, et quand.

7. Sécurité des données

Verifestate déploie des mesures de haute sécurité :

• Chiffrement AES-256-CBC des IBAN avant stockage en base de données
• Chiffrement HTTPS (TLS 1.2+) sur l'ensemble des échanges
• Authentification à deux facteurs (2FA) disponible pour tous les comptes
• Filigranes dynamiques (watermarks) sur les fichiers sensibles pour empêcher toute réutilisation frauduleuse
• Protection CSRF sur tous les formulaires
• Engagement de confidentialité accepté par chaque opérateur (administrateur, vérificateur) avant tout accès aux dossiers, et journalisation de ses accès (section 6)
• Rate limiting sur les pages d'authentification
• Validation MIME stricte sur tous les uploads

8. Vos droits

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), chaque utilisateur dispose des droits suivants :

• Droit d'accès — obtenir une copie de vos données
• Droit de rectification — corriger des données inexactes
• Droit d'effacement (droit à l'oubli) — demander la suppression de vos données
• Droit de limitation — restreindre le traitement
• Droit de portabilité — recevoir vos données dans un format structuré
• Droit d'opposition — s'opposer à un traitement basé sur l'intérêt légitime

Ces droits s'exercent par email à : contact@verifestate.com. Réponse sous 30 jours maximum.

Fiche d'urgence : depuis votre compte (« Ma fiche urgence »), sans abonnement, vous pouvez à tout moment modifier ce qui s'affiche sur le QR extérieur, le couper en un clic (« Couper l'affichage immédiatement ») ou tout supprimer (« Vider ma fiche »). Retirer un consentement est aussi simple que de le donner : décocher la case suffit.

En cas de litige, vous pouvez saisir la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) — https://www.cnil.fr.

9. Transferts hors Union Européenne

En cas de recours à des prestataires situés hors de l'UE (Stripe, OpenAI, Anthropic), Verifestate encadre ces transferts par des clauses contractuelles types de la Commission Européenne conformément à l'article 46 du RGPD.

10. Cookies et modifications

La gestion des traceurs est détaillée dans la Politique des Cookies. Verifestate se réserve le droit de modifier la présente politique pour refléter les évolutions légales ou techniques. Toute modification substantielle sera notifiée aux utilisateurs.